在外貿業(yè)務中，英文信件和英文郵件是必須掌握的技能，但是很多人對英文信件的格式并不是很了解。所以每次寫信或寫電子郵件時，我經(jīng)常會想到小格式。下面簡單介紹幾種英文字母的格式。希望能幫到有需要的朋友。

開篇之前先簡單說一下英文字母是什么。我在其他文章里說過，寫作的本質其實是一種交流。我們可以把這種交流看作是面對面交流的一種變體。整個寫作過程其實就像面對面說話一樣。一個人通過語言發(fā)出一系列信息，另一個人同時接收這些信息并給出一定的反饋。一般來說，寫作是一種比面對面交流更嚴肅的交流方式。我們以字母為例。我們在寫信的時候，其實在整個交流過程中都缺少一些要素，比如面對面交流的眼神、語氣、表情、動作等等。所以，這些缺失的因素必須在寫信的過程中通過語言來彌補。例如，你需要用語言來表達你的語氣、態(tài)度、尊重和尊嚴。

例如，當您通過信件與他人交流時，您必須首先讓他人知道您是誰，您來自哪里。這將在信中生成信頭。通常，在信頭中，您會報告您的家，說明我是誰以及我來自哪里。這實際上就像一個面對面的談話，有時你必須向對方介紹你是誰。這體現(xiàn)在英文商務信函中，也就是信箋抬頭。信頭包括您自己的相關信息、公司名稱、電話地址等。信頭是英文商務信函的重要組成部分，幾乎是任何官方文件的要求之一。當您在英語國家工作時，他們可能會要求您提交帶有公司抬頭的求職信，

所以體現(xiàn)在信的具體形式上，寫信人的地址在*上面，因為這是收件人看到的第一部分，我們說這部分可以是信頭的一部分。下面是收件人的地址，或者我們稱之為內部地址。

報告您的住所后，您需要說明這封信是寫給誰的，這樣標題就會出現(xiàn)。地址相當于兩個人面對面時先打招呼。與某人打招呼后，您就開始切入正題。因此，對于商務信函，在打招呼之后，也就是在打招呼之后，才開始寫信的正文。做完之后，一般都會有一些客套話的結尾，也就是我們通常所說的。您的真誠，您的真誠，您的忠實。在這些詞下方外貿郵件模板及翻譯，在簽名中寫下您的姓名。如果是紙質信件，還需要簽名。*后幾步不同于面對面的交流。面對面交流。*后，我一般不會再說我是誰，也不會給對方留下簽名。

這里引用一個網(wǎng)站關于寫作的引文，簡單解釋幾個英文字母的格式。

Full-block style：有人稱它為head-to-head style，但我認為英文原文更能體現(xiàn)這種格式的真正含義。全塊樣式，文本和段落以整齊的塊排列。這種格式簡單明了，布局美觀，易于掌握。崇尚實用主義的美國人普遍采用這種格式。因為非常簡單易操作，剛進職場的新手很容易記住這個格式。

而現(xiàn)在，大多數(shù)商務信函都遵循這種風格，因為它沒有任何縮進，簡單明了，易于操作。它只需要向左對齊。在這種風格中，所有內容（日期、內部地址、標題、文本、簽名和簽名）從*左邊開始。在這種格式中，唯一需要縮進的內容就是在逐項枚舉的時候，也就是所謂的bullet，引用比較長。遇到這種情況，就需要使用縮進了。在這兩種情況下，整個枚舉項和整個引用都需要縮進為一個整體，而不僅僅是第一行。如下圖，引用的部分被自己壓縮成一片。

下面是所謂的塊樣式的圖片。

修改塊樣式：或者它被稱為先前格式的變體。有些人稱其為改進的格式，但個人不同意，因為格式在樣式上更復雜，并且看不到改進。改進應該越簡單，它的變化就越多。段落不以這種格式縮進。但是，日期、簽名和簽名是縮進的——但這種縮進是從行的中心線開始的。也就是說，從中間線縮進。有些組織采用這種風格，看起來整潔但不整潔。

Indented style，一種富有英倫風格的字母格式，這種格式應該是從傳統(tǒng)的英文字母書寫中誕生的，因為傳統(tǒng)上人們在寫字母的時候會在每個段落的開頭留一個空格。當然，今天每個人都使用計算機。有時，我們經(jīng)常習慣于談論縮進。在這種格式中，日期、簽名和簽名從中心線開始，與之前的格式相同。但是外貿郵件模板及翻譯，這種格式的每個段落都縮進了半英寸（1.27 cm），并且還有應該縮進一英寸的信息。我個人認為可以根據(jù)情況來確定，沒有嚴格的要求。一般對格式要求嚴格的信函，都會有相應的模板作為參考。

下面再引用一張圖，以一體機格式為例

信頭信頭，一般這部分會包含發(fā)件人的信息，如公司、地址、電話、郵件，對于很多組織來說，信頭是一種固定格式的信紙。對于電子郵件，這部分將手動輸入。

Recipient Address：收件人的地址，有時也稱為內部地址（Inside Address）

參考線：可以理解為參考信息的一條線。在電子郵件中，這一行是主題，寫在主題中。

稱呼：稱號

本體：本體

關閉：已簽名

簽名和標題：簽名和標題

附件：附在信件上的文件在電子郵件中稱為附件

總會有一次會議可以彌補所有的失誤。如果覺得對你有用，請點贊和鼓勵，也請關注我的知乎專欄。我也在同名“若語英學?！钡奈⑿殴娞栍懻摮Ｒ姷挠⒄Z問題，歡迎關注。